Se você sente que pode ter mais produtividade no trabalho, um ótimo caminho para resolver este problema é o planejamento da sua rotina. Quando se tem um plano bem definido, fica mais fácil saber o que deve ser feito em cada momento e como utilizar o tempo disponível da melhor forma possível para melhorar a qualidade das suas entregas.
Benefícios de um bom planejamento do dia de trabalho
Um dos principais benefícios de um bom planejamento é reduzir o estresse e a ansiedade, já que com um plano estruturado o trabalhador se sente mais seguro e confiante sobre suas tarefas e menos pressionado pelos prazos. Além disso, ao se dedicar a atividades pré-determinadas, é possível priorizar as tarefas mais importantes, evitando desperdício de tempo com questões secundárias ou desnecessárias.
Outra vantagem é poder “atacar” cada problema/tarefa de cada vez, o que aumenta consideravelmente a sua eficiência e qualidade do trabalho, ao passo que ajuda a evitar a procrastinação.
Com um plano de ação e um cronograma, fica mais fácil cumprir as metas estipuladas pela organização e ser mais produtivo no âmbito individual e participativo nos resultados do grupo/setor.
Mas como começar?
Como já vimos no post “Como disciplina, resiliência e otimismo podem te ajudar a mudar hábitos e conquistar seus objetivos”, hábitos são padrões em nosso inconsciente criados pelo nosso cérebro para poupar energia, uma dinâmica que nos leva a repetir comportamentos sem pensar muito sobre o que se está fazendo. Dessa forma, desenvolver uma rotina/hábito de planejamento do seu dia de trabalho pode te ajudar a atingir seus objetivos.
Confira algumas dicas para começar hoje mesmo:
Priorize suas tarefas
Tire um momento (pode ser no início do dia ou no final do anterior) para fazer uma lista de tarefas que precisam ser executadas considerando os seus prazos, a importância de cada uma e a complexidade do trabalho.
Uma boa ferramenta para esta etapa é a Matriz de Eisenhower, ela ajuda a categorizar as atividades por ordem de prioridade, considerando sua importância e urgência. A matriz divide as tarefas em quatro quadrantes:
- Importantes e urgentes;
- Importantes e não urgentes;
- Não importantes e urgentes;
- Não importantes e não urgentes.
Faça um timebox
Depois de organizar seu dia de trabalho, é importante estabelecer um tempo máximo para cada tarefa e gastar a maior parte do tempo em atividades mais relevantes e com maior impacto no seu dia/resultado.
Mantenha a sua rotina equilibrada
Lembre-se de manter o controle sobre o planejamento estipulado, equilibrando o seu tempo de acordo com as demandas e evitando a sobrecarga. Para isso, você pode usar a Técnica Pomodoro. O método consiste em dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, intercalados por breves pausas de 5 minutos. O objetivo é melhorar a concentração e a produtividade, evitando distrações e interrupções, e registrando qualquer interrupção ou distração que surgir. A técnica ajuda a aumentar a eficiência e a combater a procrastinação.
Importante: mantenha uma lista enxuta. Se possível, escolha poucos itens para o planejamento diário, sempre priorizando as tarefas mais importantes. Isso evita sobrecarga, ajuda a manter o foco e deixa espaço para imprevistos, adaptações e retrabalhos.
Seguindo essas dicas, você com certeza terá um bom ponto de partida para ter mais controle sobre o seu dia de trabalho e conquistar uma rotina muito mais saudável. Para conferir mais dicas de produtividade, veja o nosso artigo “5 dicas para melhorar a sua gestão de tempo e ter mais produtividade”.
